Parlament opracowuje przepisy wprowadzające w Polsce obowiązek fakturowania elektronicznego. Rozwiązanie to będzie realizowane za pośrednictwem centralnej platformy internetowej do wymiany faktur, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obecnie jest on dostępny dla chętnych, jednak od 2026 roku stanie się obowiązkowy dla podatników VAT, obejmując przede wszystkim przedsiębiorców.

KSeF opiera się na fakturach ustrukturyzowanych. Co to znaczy? To dokumenty w formacie XML o ściśle określonej strukturze danych opisanych przez Ministerstwo Finansów w elektronicznym wzorze faktury, aktualnie FA(2) a od lutego 2026 roku FA(3). To właśnie ten rodzaj faktury zostanie wystawiony z pomocą KSeF.

Aby wdrożyć KSeF trzeba przygotować się zarówno od strony prawnej i podatkowej, jak i zapewniającej zdolność do technicznej obsługi dokumentów elektronicznych. Wymogiem jest również dostosowanie procedur wewnętrznych do nowej, niematerialnej formy faktur.

Wdrożenie KSeF obejmuje dwa osobne projekty - pierwszy dotyczy fakturowania, czyli doprowadzenia do stanu, w którym organizacja będzie zdolna do terminowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych, aby nie zakłócić kluczowego dla każdej firmy procesu sprzedaży. Eksperci podkreślają, że zazwyczaj zajmuje to od 6 tygodni w małych firmach do 18 tygodni w większych, o przeciętnie złożonych procesach.

Drugi projekt opiera się natomiast na wdrożeniu obsługi faktur zakupowych pobieranych z KSeF, co zajmuje od 6 do 12 tygodni. Najwięcej czasu wymaga w tym przypadku implementacja systemu obiegu dokumentów, który jest niezbędny do sprawnej akceptacji merytorycznej faktury bez postaci materialnej. Jak przedsiębiorca nie powinieneś zwlekać z tym do ostatniej chwili, bo może się okazać, że dostawcy systemów IT nie będą w stanie zapewnić wsparcia wszystkim w wymaganym czasie.

Kto odpowiada za wdrożenie KSeF? Czy to zadanie wyłącznie dla księgowości?
Mimo że KSeF jest zapisany w ustawie o VAT, wdrożenie KSeF to zadanie dla całej firmy: działu sprzedaży, IT, administracji (w obszarze faktur zakupowych i procedur akceptacji), zarządu i księgowości, która pełni funkcję doradczą.

Osoby odpowiedzialne za wprowadzanie faktur do KSeF w imieniu podatnika muszą uzyskać stosowne uprawnienie. Pozwala ono na wystawianie wszelkich faktur, niezależnie od kwoty nabywcy czy zawartości merytorycznej. To ważne, ponieważ raz wystawionej faktury w KSeF nie można cofnąć ani edytować. Pozostaje ona w systemie przez 10 lat i jest podstawą do rozliczenia wykazanego na niej podatku.

Każdy przedsiębiorca, który uzyska zgodę Krajowej Administracji Skarbowej po uzasadnieniu, będzie miał możliwość przesyłania w KSeF faktury z załącznikiem. Należy w tym celu wysłać zgłoszenie ze wskazaniem celu, zawartości, rozmiaru danych oraz szacowanej liczby faktur z załącznikami. Co istotne, załącznik nie będzie mógł być wykorzystany do przesyłania dowolnych danych. Z tego powodu przedsiębiorcy będą musieli znaleźć inny sposób na przesyłanie na przykład specyfikacji dostaw czy protokołów odbioru. Konieczny wydaje się więc wdrożenie rozwiązań informatycznych do przesyłania takich dokumentów równolegle do KSeF.

Ponadto przygotowywany projekt przewiduje, że każdy podartnik zyska prawo do skorzystania z trybu offline24, czyli wysłania faktury do KSeF w ciągu jednego dnia roboczego od daty jej sporządzenia w swoim systemie. Warunkiem jest uzyskanie (od listopada 2025 roku) certyfikatu z odpowiednim uprawnieniem i zainstalowanie go w programie do fakturowania. Podatnik, który nie uzyska certyfikatu, powinien przesłać fakturę do KSeF niezwłocznie po jej przygotowaniu, czyli tego samego dnia

Faktury, które będą używane poza systemem KSeF na przykład poprzez udostępnienie ich konsumentom lub w celu wizualizacji w programach, będą oznaczane specjalnymi kodami QR. Takie działania nie tylko umożliwi wyszukiwanie dokumentu w systemie, ale i weryfikację jego autentyczności poprzez porównanie z oryginałem zapisanym w KSeF.

Eksperci wskazują, że nie ma przeszkód, aby wystawianie lub odbieranie faktur KSeF zlecić biurom rachunkowym. Procedowany system rozróżnia prawo do wystawiania od prawa do oglądania i pobierania faktur, a zatem przedsiębiorca może udzielić jednego z tych praw albo obu łącznie. Wystawienie faktury wiąże się jednak z ryzykiem zafakturowania transakcji, która w rzeczywistości nie miała miejsca i odpowiedzialności za tzw. pustą fakturę, za co wystawcy grożą surowe sankcje. Z kolei odbieranie faktur przez biuro pociąga za sobą ryzyko błędnego rozpoznania zasadności biznesowej kosztu. Akceptacja merytoryczna faktur powinna pozostać po stronie przedsiębiorcy mającego świadomość wszystkich działań biznesowych.