Przyszły rok przyniesie zmiany w obszarze fakturowania wynikające zarówno z cyfryzacji, jak i nowych regulacji prawnych. Eksperci prognozują, że od 2023 do 2028 roku rynek e-fakturowania w Europie wzrośnie o 6,13 miliarda dolarów przy średniorocznym tempie wzrostu wynoszącym ok. 20 proc.  Oto zmiany, na które warto być gotowym, aby utrzymać konkurencyjność i zgodność z przepisami w przedsiębiorstwie w nadchodzącym roku.

Najnowsze dane wskazują nie tylko na szybki rozwój rynku fakturowania elektronicznego, ale także na istotną rolę, jaką w tej transformacji odgrywają nowe technologie.Postępująca cyfryzacja oraz rosnące znaczenie automatyzacji procesów to tylko niektóre z kluczowych wyzwań i szans, jakie czekają na przedsiębiorców w 2025 roku.

Nowe zasady VAT dla przedsiębiorstw od 2025 roku

Od 1 stycznia 2025 roku w Unii Europejskiej wejdą w życie nowe zasady dotyczące procedury SME (Small and Medium Enterprises), które uproszczą procesy fakturowania VAT dla małych przedsiębiorstw. Dzięki tej zmianie firmy działające na obszarze międzynarodowym będą mogły korzystać z nowych ułatwień w wystawianiu faktur, co pozwoli zmniejszyć obciążenia administracyjne i uprościć prowadzenie działalności.

Procedura SME dotyczy małych przedsiębiorstw z siedzibą w jednym z krajów Unii Europejskiej, które korzystają ze zwolnienia VAT w innym państwie członkowskim. Kluczową zmianą w jej zakresie jest wprowadzenie faktur uproszczonych. Dzięki temu małe firmy będą mogły wystawiać faktury zawierające tylko podstawowe informacje, takie jak: data wystawienia dokumentu, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, liczba towarów lub zakres usług, cena jednostkowa, całkowita kwota należności i numer identyfikacyjny EX, czyli indywidualny numer identyfikacyjny, który będą musieli posiadać przedsiębiorcy objęci zwolnieniem z VAT w innym kraju Unii Europejskiej, aby móc wystawiać uproszczone faktury. Wprowadzenie tego wymogu wynika z przepisów unijnych, które mają na celu ujednolicenie zasad fakturowania dla małych firm w całej UE. Celem tych zmian jest wsparcie przedsiębiorstw w łatwiejszym funkcjonowaniu na rynku międzynarodowym poprzez ograniczenie liczby obowiązków administracyjnych. 

Obowiązkowe e-fakturowanie poprzez KSeF od 2026 roku

Z kolei od 1 lutego 2026 roku w Polsce zostanie wprowadzony obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych firm obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 roku. KSeF umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej, co ma na celu uproszczenie procesów księgowych oraz zwiększenie transparentności transakcji.

- Przygotowując się do wprowadzenia e-fakturowania poprzez KSeF warto już w 2025 roku wprowadzić analizę aktualnej procedury wystawiania i odbierania faktur w swojej firmie, aby zidentyfikować obszary wymagające dostosowania do nowych regulacji. Warto na przykład upewnić się, że używane oprogramowanie finansowo-księgowe jest kompatybilne z KSeF. Dodatkowo skorzystać można z możliwości dobrowolnego korzystania z KSeF przed 2025 rokiem, aby przetestować jego funkcjonalności i zidentyfikować ewentualne problemy. Wczesne wdrożenie pozwoli na płynne przejście do obowiązkowego systemu i uniknięcie potencjalnych trudności - mówi Maciej Wawrzyniak, współtwórca Taxon.

Automatyzacja i fakturowanie w czasie rzeczywistym

Eksperci podkreślają, że w 2025 roku przedsiębiorcy będą coraz częściej sięgać po rozwiązania automatyzujące procesy fakturowania. Zgodnie z raportem ?E-Invoicing Market in Europe 2024-2028", opublikowanym przez Research and Markets, rynek e-fakturowania w Europie wzrośnie o 6,13 miliarda USD w latach 2023-2028, przy średniorocznym tempie wzrostu (CAGR) wynoszącym 18,59 proc.

Znaczenie odgrywa ponadto rozwój AI. Fakturowanie elektroniczne w coraz większym stopniu bazuje na wykorzystaniu sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego, co pozwala na automatyczne generowanie faktur, weryfikację danych czy monitorowanie terminów płatności. Procesy te znacząco redukują ryzyko błędów i oszczędzają czas. Systemy oparte na AI w coraz większym stopniu pozwalać będą również na automatyczne tworzenie faktur na podstawie wcześniejszych transakcji, umów czy zamówień. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli uniknąć ręcznego wprowadzania danych, co zminimalizuje ryzyko błędów i przyspieszy proces. 

W przyszłym roku zaobserwujemy coraz częstsze wdrażanie technologii OCR (Optical Character Recognition), która umożliwi szybkie przetwarzanie faktur papierowych i elektronicznych. Systemy te będą w stanie automatycznie rozpoznać kluczowe dane, takie jak nazwa kontrahenta, kwota czy numer faktury i wprowadzić je do odpowiednich rejestrów.

Ponadto automatyzacja fakturowania będzie coraz częściej integrowana z systemami ERP i CRM, dzięki czemu możliwa będzie synchronizacja danych między różnymi działami, ułatwi zarządzanie płatnościami, monitorowanie należności oraz analizę danych biznesowych.

Dzięki zaawansowanym technologiom coraz bardziej rozpowszechnione stanie się fakturowanie w czasie rzeczywistym, co przyspiesza procesy płatnicze i poprawia płynność finansową firm. Integracja systemów fakturowania z innymi narzędziami biznesowymi umożliwia natychmiastowe przetwarzanie transakcji i bieżące monitorowanie finansów.

Zrównoważony rozwój

W 2025 roku kluczowymi czynnikami transformacji biznesowej okażą się dążenie do redukcji śladu węglowego oraz efektywne wykorzystanie zasobów. Wprowadzenie e-faktur pozwoli zmniejszyć emisję dwutlenku węgla, co wpisuje się w cele zrównoważonego rozwoju i strategię ESG wielu przedsiębiorstw. Ponadto cyfryzacja pozwala na lepsze wykorzystanie przestrzeni biurowej, wcześniej zajmowanej przez fizyczne archiwa.

Personalizacja

Personalizacja to aspekt zyskujący na znaczeniu w wielu obszarach, w tym w procesach fakturowania. Dzięki nowoczesnym technologiom i integracji z zaawansowanymi narzędziami analitycznymi przedsiębiorstwa będą w stanie dostosować dokumenty do potrzeb klientów i lepiej planowania strategii biznesowych.

Nowoczesne systemy fakturowania pozwalają na personalizowanie dokumentów dla różnych klientów lub grup kontrahentów. Możliwości obejmują m.in. wybór języka faktury, dodawanie elementów brandingowych czy też uwzględnienie preferencji klienta dotyczących formatu i sposobu dostarczenia dokumentu. 

Podsumowując, nadchodzący rok oznacza dla przedsiębiorców zwrot w kierunku cyfryzacji i nowych technologii.