Gościem Marcina Marciniuka - managera produktu i wsparcia w Dotykačka oraz gospodarza serii Akademia Dotykačka - jest Jakub Madej, współzałożyciel firmy Cheff.it oraz restaurator w drugim pokoleniu. Zapraszamy do lektury transkrypcji rozmowy Jakuba i Marcina o tym, dlaczego właściciel lub manager biznesu gastronomicznego powinien zbierać i analizować dane oraz jak dzięki nim może nie tylko lepiej zarządzać swoją firmą, ale także skutecznie ją rozwijać. Punktem wyjścia jest omówienie najnowszego Raportu Dotykačka: Polska Branża Gastronomiczna w pierwszym półroczu 2024 roku.

Jakubie, zapewne widziałeś już Raport Dotykačka dotyczący polskiego rynku gastronomicznego w pierwszym półroczu 2024 roku. Jakie refleksje i wnioski - zarówno jako współtwórca systemu Cheff.it, ale i jako restaurator w drugim pokoleniu - wyciągnąłeś z tej lektury?

Tak, otrzymałem wasz raport parę dni temu i myślę, że jest bardzo interesujący. Widać w nim przede wszystkim nieustający wzrost przychodów w polskiej gastronomii, co cieszy, ale też nietrudno dostrzec, że ten wzrost jest generowany przede wszystkim nieustannie rosnącymi cenami dań, a te z kolei są pochodną rosnących kosztów - surowców, energii i pracy. Na szczęście, przeciętny polski biznes gastronomiczny wystawia też coraz więcej rachunków, a więc przyciąga coraz więcej klientów.

No właśnie, jeśli mowa o klientach, co się dzieje z ich preferencjami? Czy tutaj widzimy jakieś zmiany?

Raport wyraźnie pokazuje, że preferencje klientów w ostatnich kwartałach nieco się zmieniły. Kuchnie egzotyczne plus kuchnia włoska przestają dominować nad kuchnią lokalną. Widoczny jest trend powrotu do naszej rodzinnej kuchni polskiej, która przez wiele lat była niedoceniana.

Pobierz bezpłatnie pełny Raport Dotykačka: Polski Rynek Gastronomiczny w pierwszym półroczu 2024 roku i otrzymuj kolejne edycje bezpośrednio na swoją skrzynkę e-mail

Pamiętam raporty z lat 2021-2022, gdzie pizza i dania orientalne biły rekordy sprzedaży, głównie za sprawą dostaw do domów i biur. Był to efekt pandemii, który przeminął wraz z jej wygaszeniem. Rozumiem, że w lokalach zamiast pizzy królują teraz nasz schabowy i żurek?

Myślę, że z tym królowaniem to pewna przesada, ale zdecydowanie widać, że dynamika wzrostu rzeczywiście jest dzisiaj na korzyść kuchni polskiej. Wspaniale.

Czy to oznacza, że restauracje powinny zacząć zmieniać profil i ofertę?

O tym, co powinno znajdować się w menu, a co z niego wyrzucić, decyduje tak samo szef kuchni, jak i klienci. Z pewnością minęły już czasy, gdy restauracja miała w swojej ofercie kotlet schabowy, sajgonki i pizzę. W ten sposób nie tworzy się charakteru lokalu. Taka różnorodność oferty jest też nieefektywna kosztowo i generuje wiele problemów, choćby logistycznych.

Skoro już wspomniałeś o problemach. Jakie Twoim zdaniem są dzisiaj największe wyzwania stojące przed rynkiem gastronomicznym?

Zdecydowanie są to dane. Umiejętność ich zbierania, przetwarzania i analizowania, bo to one są kluczem do utrzymania rentowności każdego biznesu gastronomicznego. Statystyki "gusowskie" wskazują, że połowa branży HoReCa ledwo wychodzi na plus lub wcale nie zarabia, a średni okres życia polskiej firmy gastronomicznej wynosi około dwóch lat. Jest to więc trudna branża, w której można przetrwać podejmując decyzje biznesowe wyłącznie na podstawie twardych i rzetelnych danych. Niestety, wielu właścicieli i managerów polskich firm gastronomicznych zbiera i analizuje informacje o sprzedaży i o kosztach w niewielkim zakresie lub nie robi tego wcale.

Obejrzyj całą rozmowę w serwisie YouTube

Jak mogą zacząć to robić?

Dane, o których wspominałem wcześniej już kilkukrotnie to po prostu nasze koszty i nasze przychody. Ich zbieranie, przynajmniej na początku, nie wymaga wielkiej filozofii. Następnie dzielimy je na kilka lub kilkanaście kategorii - surowce, energia, koszty zatrudnienia itp. - i obserwujemy, jak rozkładają one się w skali miesiąca. Tutaj podpowiem, że warto bazować na kwotach netto. To bardzo uprości rachunki. Potem porównujemy ze sobą kilka miesięcy, zarówno w ujęciu nominalnym, jak i w ujęciu realnym, czyli w zestawieniu z naszymi przychodami. Praktycznie natychmiast zauważymy, które koszty wybijają najbardziej. Od razu podpowiem, że będą to koszty zatrudnienia pracowników, koszty zakupu surowców i napojów oraz koszty wynajmu lokalu. To są właśnie te elementy naszego biznesu, którymi powinniśmy umiejętnie zarządzać, żeby nie powiedzieć optymalizować. Co to oznacza w praktyce?

Powinniśmy zacząć od stworzenia rentownego i efektywnego - przychodowo i kosztowo - menu. Może być krótsze i węższe, ale dzięki temu nie będziemy musieli od początku zatrudniać wielu kucharzy. To z kolei przełoży się na przygotowanie efektywnych grafików pracy dla całego personelu. Musimy mieć świadomość, że zazwyczaj nasze 5 najlepiej sprzedających się dań będzie generować od 20 proc. do nawet 40 proc. naszej całej sprzedaży. Skupmy się więc na tym, co wychodzi nam najlepiej - nawet kosztem ograniczenia menu - a nasze dania utrzymają dobrą i powtarzalną jakość, co też bardzo lubią goście.

Kolejna sprawa to umiejętne i rzetelne wyliczenie kosztów naszych receptur. Potocznie mówimy na to food cost. Od początku powinniśmy podchodzić do tego bardzo krytycznie poprzez weryfikację list zakupów i inwentaryzację zapasów magazynowych przynajmniej raz w miesiącu. Inwentaryzacja przeprowadzona po zakończeniu sprzedaży ostatniego dnia miesiąca, a przed rozpoczęciem sprzedaży pierwszego dnia kolejnego miesiąca będzie dla nas podstawą do wyliczenia czy surowce, które kupujemy - np. wołowina, kurczak, ryż czy makaron - są zużywane w takiej ilości, jaka wynika ze sprzedaży pomnożonej przez wartości zawarte w recepturach. W tym momencie zazwyczaj zaczynamy też dostrzegać, że nasze dane i zmienne zaczynają się piętrzyć. Tutaj z pomocą przychodzą rozwiązania takie jak Cheff.it, które dzięki integracji z systemem sprzedażowym takim jak Dotykačka, automatyzują zarówno proces zbierania danych, jak i ich przetwarzania oraz analizy. Program tworzący gospodarkę magazynową pozwoli nam praktycznie natychmiast zweryfikować czy ilość zużywanego surowca jest właściwa. Tutaj posłużę się naszą własną statystyką - dziewięć na dziesięć restauracji, w których wdrażamy system Cheff.it, zazwyczaj bazuje na błędnych recepturach. Oczywiście każdy ma prawo się mylić, jeśli jednak nie podchodzimy do tego krytycznie i nie weryfikujemy naszych receptur oraz rzeczywistych kosztów, możemy już mówić o poważnym problemie.

Dużo powiedzieliśmy już o zbieraniu i analizie danych. Mam wrażenie, że wielu restauratorów robi to w ograniczonym zakresie lub nie robi wcale z obawy przed koniecznością inwestycji w nowe technologie, które będą wymagały uczenia się ich od podstaw oraz poświęcenia im cennego czasu. Jak to wygląda z twojego doświadczenia?

20 lat temu, kiedy zaczynałem pracę w branży, wszyscy używaliśmy kas fiskalnych. Później zaczęły wchodzić systemy POS, najczęściej z kosztowną licencją dożywotnią, które wymagały naprawdę dużej inwestycji i finansowej, i czasowej, bo to były naprawdę skomplikowane rozwiązania. Rozumiem więc obawy wielu przedsiębiorców przed nowymi technologiami, zwłaszcza tych, którzy zaczynali dwie lub trzy dekady temu.

Dzisiejsze systemy POS oraz zintegrowane z nimi rozwiązania wspomagające są zupełnie inne. Są łatwe i szybkie we wdrożeniu, są proste w obsłudze i przede wszystkim nie wymagają dużej inwestycji - zarówno w technologię, jak i ich obsługę. Dzięki umowom abonamentowym, z rozwiązań chmurowych, takich jak Dotykačka czy Cheff.it, możemy korzystać nawet w lokalizacjach sezonowych.

Odwiedź stronę internetową Cheff.it aby poznać pełną ofertę oraz wszystkie funkcjonalności tego systemu

Co przeciętnemu restauratorowi daje połączenie systemu sprzedażowego, jakim jest Dotykačka oraz systemu analitycznego, którym jest Cheff.it? Jak nasza integracja ułatwia jego pracę oraz umożliwia skuteczne zarządzanie biznesem?

Sama integracja zajmuje naszemu centrum wsparcia zaledwie kilkadziesiąt sekund. Niektórzy użytkownicy robią to nawet samodzielnie. Dzięki integracji, dane z jednego systemu do drugiego przechodzą automatycznie, a właściciel lub manager praktycznie natychmiast otrzymuje zestawienie części sprzedażowej z systemu POS z całą strukturą kosztów zbieranych w ramach naszego systemu, przedstawiając już dogłębne analizy. Od momentu może on określić, nie tylko za ile coś sprzedał, ale ile faktycznie na tym zarobił. Właśnie wtedy może zacząć kształtować efektywną politykę sprzedaży.

Mamy klientów, którzy celowo trzymają w menu dania popularne, ale z wysokim food costem, ponieważ dzięki temu sprzedają inne dania, które generują ich realny zysk. Dzięki wiedzy pozyskiwanej z naszych połączonych systemów, mogą takie decyzje podejmować świadomie, bez zgadywania.

Cieszy mnie też fakt, że nasze zintegrowane technologie skutecznie wspierają zarówno początkujących restauratorów, jak i doświadczonych przedsiębiorców z wieloletnim stażem.

Jakubie, bardzo Ci dziękuję za ciekawą analizę oraz za podzielenie się z nami swoją wiedzą i doświadczeniem. Czytelników zachęcam do lektury pełnej wersji Raportu Dotykačka oraz do zapoznania się z ofertą firmy Cheff.it, partnera technologicznego Dotykačka.

Tekst powstał przy współpracy z Ornago Sp. z o.o.